貨代操作流程，是指負責貨主委托貨物操作的人員，主要工作訂艙、安排拖車、報關、對提單、打帳單等
1.接到托單：
1).首先確認船期，目的港，訂艙公司&船公司
2).確認到付OR 預付，預付在FILE COVER上必須注明船公司OR訂艙公司名稱。
到付有的需要確認目的港高收(需書面確認).預付和到付的托單必須寫清運價后向訂艙公司訂艙.(如和船公司有約號的,或者是代客戶做箱報關的不需要寫清運費.)
3).確認內裝OR門到門(內裝發(fā)進倉通知，門到門發(fā)工作聯(lián)系單)
4).托單輸入完畢后必須自行檢查，如無誤再打印配艙回單訂艙。
5),托單傳給訂艙公司后,請速和訂艙公司確認是否收到.
2.訂完艙取回配艙回單(應實際情況而定,)，詢問船公司&定艙公司中轉港(如訂艙貨代公司訂艙需請他們書面回復)。
(待船公司和同行配好艙,先上網查開港信息,以免船早開或者晚開,然后再聯(lián)系客戶做箱時間,以免造成落箱費.)
(美國線:因美國線有AMS截止時間,所以要在規(guī)定時間提供AMS資料,因此,只要和客戶確認好貨物一定出運,就可以安排先提箱.)
3.做箱：
1).門到門：確認客戶貨物何時能好，能否走原定的船期(確認箱型，做箱時間，地址，聯(lián)系人)確認無誤再通知車隊做箱。有何處更改及時通知車隊，以免放空。
2).內裝：與客戶確認貨物何時能到指定的倉庫再讓車隊放箱。避免臨時退關而產生的放箱費。
3).內裝必須做到進港前讓車隊先將箱單傳真我司，仔細核對無誤后再通知進港。
(核對：船名/航次/關單號/箱封號/目的港/中轉港/件數(shù)/毛重/立方及箱型)
門到門盡量做到先傳箱單后進港。(為了避免錯單的產生及其他問題的產生)
(如果客戶訂艙的數(shù)據(jù)是正確的,必須請車隊填好箱單再去廠里裝箱.)
4)每票貨和車隊做箱前,必須問有關銷售門/門的費用是否同時要和車隊確認.
5).有了箱號及時報給報關行以便盡早報關。
(洋山港貨的請注意:先報關后進港.箱號和報關數(shù)據(jù)必須正確,否則將造成不能上船,并且洋山港的貨如果查驗的話,箱子不能進港,要先問報關員落箱的地點,按報關員的通知落箱到指定查驗點.)
4.操作的同時確認客戶報關資料何時到達我司，報關單到后確認數(shù)據(jù)，品名與配艙回單是否一致并且確認好艙單信息再送報關行。(如果客戶報關有手冊的,報好關后立刻取回,并問清客戶是否要退還客戶)
5.一旦有了船名航次關單號，發(fā)提單確認件給客戶確認(注意:我們訂艙的貨代公司如果在提單確認上有費用明細,務必搽掉費用后再傳客戶確認,所有費用不能由操作傳給客戶,費用必須是公司的銷售才能和客戶確認相關費用)。在船開前一到兩天向訂艙公司OR船公司索取提單確認，確認無誤后通知訂艙公司OR船公司出提單。
6.船開前一天確認箱子是否上船，如無放關信息應及時處理或反饋給領導,以免落箱。
(如果船晚開的,問清銷售是否需要通知客戶.)
(如果客戶貨物要按開船日辦有關單證的,必須問清船公司開航日后通知客戶)
7.船開當天拉費用結算清單，以便財務開發(fā)票。同時如果此票貨如有額外的費用,必須和倉庫,報關行及訂艙公司確認清楚報給此貨的銷售,以便向客戶收取費用..發(fā)票和提單盡量同時寄給客戶.
(如果到付的貨,和船公司沒有協(xié)議號的,必須問銷售目的港的收費并通知訂艙貨代目的港高收.)
8.收到提單后必須與客戶確認后的提單件仔細核對，如提單有誤必須退回船公司&訂艙公司更改，確認無誤方可寄出。
(客戶如需電放的,必須請客戶出書面保函給我司,待我司收到保函后,方可電放).
9.每份提單傳給客戶的同時傳報關預錄單和場站收據(jù)敲海關章的第五聯(lián).
接到托書后，必須填寫FILE COVER,然后輸入電腦，確認無誤后才可以拉出配艙回單或訂艙書訂艙。
10.每個操作在工作中如果客戶有任何問題,一時不能回復客戶的話,必須當天對此問題給客戶回復,
11.如果客戶的要求當操作不能決定是否能滿足,先請示領導或者有關銷售,,再回復客戶
12.請操作嚴格按以上要求做,務必做到單單清,以上有關要求如有沒有列入的,在工作中碰到的,請立刻向有關領導提出,務求能將操作貨代流程安排到完全.
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